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行政后勤管理办法

作者:
来源:
发布时间:
2018/02/27

一、制定目的

为规范公司办公环境管理、资产管理、行政采购的管理,提高服务品质,倡导绿色环保的行政后勤服务理念。

二、适用范围

集团公司各部室。

三、办公环境管理

(一)职业形象

1.星期一统一穿着工作服:男职员衬衫、西装、深色皮鞋及深色短袜;女职员衬衫、西装裙或西装裤、皮鞋;

2.其余工作日可穿着与工作场合相适应的服装,杜绝短裤、拖鞋、无领T恤、无袖装、超短裙及其他夸张服饰;

3.商务活动应按照商务礼仪着正装;出席各类会议或活动,应按会议或活动要求着装;所在单位、岗位另有着装要求的,按要求执行。

(二)办公礼仪

1.使用电话注意文明用语、代接同事电话,做好必要记录并及时转达;

2.办公时间不得擅离工作岗位,需暂时离开应与部门负责人交代;

3.不在办公区域高声喧哗,接待来访、业务洽谈要在洽谈室内或公司指定的其他区域进行;

4.注意保持整洁的办公环境,禁止在办公区域进食或在非吸烟区吸烟;

5.适时调整手机铃声,办公区域内适当调低或设置为震动状态,培训或会议中则请取消铃声。

(三)办公环境

1.职员办公卡位由所在部门负责人统一安排,如需占用本部门办公区域以外的位置,应向综合管理部提出申请,经同意后方可使用;

2.保持办公台面整洁,禁止上班时间打游戏,禁止观看与工作无关的视频,禁止通过聊天工具聊工作之外的话题,不在桌面上遗留非公开资料,机密和绝密资料应入柜上锁,长时间离开办公桌应主动锁定电脑屏幕或关机,电脑桌面背景应文明健康;

3.业余时间禁止在办公区域进行娱乐性活动(公司组织除外)或接待私人访客;

4.爱护办公设施,下班前关闭电脑和其它办公设备,切断电源;笔记本电脑等贵重物品应锁好,避免造成不必要的损失;

5.办公室的空调系统一般控制在不低于26℃,当室外温度≤25℃时,空调系统停止制冷,办公室保持只提供新风调节;

6.综合管理部统筹管理办公区域的布置。各部门如有宣传内容,应事前向综合管理部提出申请,经分管领导同意后按指定区域进行布置。

四、仓储管理

(一)综合管理部负责公司办公用品、设备的管理。物资到公司后,综合管理部安排专人依据清单进行核对,经使用部门或请购人员对质量检验合格后,方可入库;

(二)专人填写入库台账,标明名称、数量、需求部门、存储位置;专人管理出库领用台账,标明名称、数量,领用人签字;

(三)每月根据入库、出库台账对仓库内物资进行清点。

五、办公设备监管

(一)综合管理部对办公设备进行有效监管,所有职员都有义务爱护公司的办公设备。

(二)任何部门和个人未经综合管理部相关负责人同意,不得将设备外借和供无关人员使用,综合管理部设专人建立物品借用台账,使用部门和使用人对设备负有妥善保管、安全使用的责任。由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产重置价格或设备管理部门的评估价值赔偿。综合管理部定期对公司办公设备进行巡检,发现故障应及时进行维修、更换。

    电话、视频、网络系统等由后勤岗负责日常使用管理和维护。

六、本办法由综合管理部负责解释,自发布之日起执行。