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档案综合管理实施办法

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来源:
发布时间:
2018/02/27

为贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》,加强公司档案业务建设,提高档案科学管理水平,现结合本集团公司档案工作实际,制定本办法。

 

第一章  总 则

第一条集团公司档案是本公司在各项职能工作活动中直接形成的有保存和利用价值的各种文字、图纸、声像等种类的全部档案,是提高本公司工作效率和工作质量的必要条件。档案管理工作是全公司整体工作不可分割的组成部分,是维护本公司历史真实面貌的一项重要工作。

第二条 本公司在履行职责、开展工作中形成的档案是本公司历史的真实记录,必须实行集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有。

第三条 本公司全体工作人员都有做好档案工作的责任和保护档案的义务,有按规定查阅利用档案的权利。

 

第二章  档案工作管理体制

第四条 按照档案管理工作实行集中统一管理的规定,设立档案室并设置专职的档案管理员。由公司综合管理部负责日常工作,业务上受区档案馆监督和指导。

第五条 各部门设一名兼职的档案员,负责本部门档案的收集、积累、整理和移交工作,以形成本公司档案工作网络。

 

第三章  档案室的任务

  第六条 组织贯彻实施《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定。

第七条 拟定本公司档案工作计划,各项规章制度和工作总结。

第八条 负责本公司各种门类载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用和编研工作。

第九条 对所保管的档案定期进行鉴定、销毁工作。

第十条 对业务部门的档案工作进行监督和指导。

第十一条 按规定向开发区档案馆移交须进馆的档案。

第十二条 办理领导交办的其它有关档案业务工作。

 

第四章  档案综合管理范围

第十三条 文书档案。包括本公司党务、行政、业务各部门、工会、共青团在工作中形成的文件材料。

第十四条 设备仪器档案。包括本公司设备购置请示、批复文件和随机产品装箱单、合格证、说明书等材料。

第十五条 会计档案。本公司财务报表、凭证等文件材料。

第十六条 声像档案。本公司在各项工作活动的照片、录音、录像、移动存储设备等。

第十七条 实物档案。本公司在各项工作中获得的荣誉实物、奖品等。

第十八条 业务档案。本公司在规划建设、战略发展、资产运营、安全生产等工作活动中形成的业务档案。

 

第五章  文件材料的归档

第十九条 整理要求

  (一)本公司各部门、工会、共青团在工作活动中形成的各种门类、各种载体(包括文字、图表、照片、声像资料)应归档的材料,必须由各部门按其业务范围指定专人负责积累、收集、整理归档,移交综合管理部,任何个人不得占为己有,以维护本公司档案的齐全、完整和全面反映本公司的历史面貌。

  (二)发出属于归档范围的文件,应打印一式两份,并同原稿保存,其中一份按年度、保管期限不同分别组卷;另一份按发文顺序号排列组成发文汇编;问题重要的文件,可多留一份,作为专题汇编,有利于提供利用,以保证充分发挥档案的作用。

  (三)凡属归档的文件,包括请示与批复、原稿与正本、正件与附件、转发文与原件,以及领导的重要批示,都必须齐全与完整,文电合一立卷。

  (四)移交归档文件材料时,交接双方根据移交目录清点核实,办理签字手续。

第二十条 归档要求

  (一)凡归档的各种门类载体的材料必须收集齐全、完整。

  (二)归档的各类档案材料必须准确地反映本公司各项工作活动的真实内容和历史过程。

  (三)按文件形成的年度区分开,不同年度的文件一般不得放在一起整理。跨年度的请示与批复,应予注明。跨年度的会议文件,放在会议结束年整理。

  (四)归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律,按立卷原则和要求整理。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,原稿在后;转发件在前,原件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。其他文件按文件形成时间先后排列。

  (五)归档的照片、声像资料必须有文字说明(包括被摄录对象的时间、地点、人物、职务、中心内容,拍摄录制者姓名)。

  (六)各种门类文件材料归档不准用红笔、原子笔和铅笔书写。

  (七)购置、引进设备,必须通知档案员参加开箱验收,并将材料归档。

  (八)本公司各部门向档案室移送的各类档案,档案袋要审查、清点归档,及时编号入库,对不符合规定要求的档案,应退回立卷人,重新整理验收。

第二十一条归档时间

(一)各部门、工会、共青团上一年形成属文书档案的文件材料,在第一季度末移交本公司档案室归档保管。

(二)声像档案自形成后一个月内由形成部门负责整理,向本公司档案室归档保管。

第二十二条归档份数和手续

(一)文书档案的文件材料,应归档一式两份,一份连同底稿装订作档案保存,一份作文件汇编。

(二)业务档案的文件材料,应归档一式两份,一份连同底稿装订作档案保存,一份作文件汇编。比较重要各部门可自留一份备案。

(三)其他门类的文件材料归档一式一份作档案保存,比较重要的适当增加归档份数。

 

第六章  档案的分类

第二十三条本公司的全部档案为一个全宗,全宗内的档案按门类实行分工整理,各部门的兼职档案员负责本部门文件材料的收集、积累和整理立卷,档案室负责本公司全部档案的系统整理。办法是:

文书档案按年度——保管期限分类整理;

设备档案按设备购置时间整理;

声像档案按载体的年度——种类整理;

业务档案按业务项目——年度分类整理。

第二十四条 一个全宗内的案卷,要根据不同门类(载体)确定不同的排列方法。

文书档案按年度——保管期限分永久、定期(30年、10年)排列;

设备仪器档案按设备仪器购置时间为序,以设备成套地排列管理;

声像档案按不同载体分类排列;

业务档案按业务的分类排列。

第二十五条 编制档案分类目录

文书档案按年度——保管期限编制档案目录;

设备仪器、声像、业务档案按类编制档案目录(除文书档案外),各门类档案每年度编制二本目录。

第七章 档案管理

第二十六条认真执行各项档案管理制度及考核和奖惩方法。

第二十七条 按照本公司档案分类编号办法,对档案进行分类、编号、排列,编制检索目录。

第二十八条 要把档案管理的现代化作为本公司办公自动化的一个组成部分,采用计算机管理档案,提高档案科学管理水平及自动化程度。

第二十九条 按照国家保密要求,公司做好档案的保密工作。

 

第八章  档案的鉴定和销毁

第三十条档案室鉴定各门类档案保管期限,以本公司制定的各种门类档案保管期限表为依据。

第三十一条 档案的鉴定工作,要在公司分管负责人领导下组织有关部门和人员参加鉴定小组,依据档案保管期限表进行鉴定工作。

第三十二条 凡经鉴定失去保存价值的档案,由鉴定小组提出报告,造具清册,经分管领导批准,指定两人监销,并在销毁档案的清册上签字。

 

第九章  档案的保管

第三十三条 档案室应设置可容纳全部档案的专门库房,加强档案的保护。应做到办公、阅览、库房三分开。库房要坚固、安全、并置有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠的“八防”设施,库房温湿度要达到国家标准(温度控制在14℃~24℃,湿度控制在45℃~60℃)。

第三十四条 定期对档案保管的状况进行检查,并作好记录,发现问题及时向公司分管领导汇报,采取措施以保证档案的安全。

第三十五条 编制档案各种门类排列的存放地点索引,方便保管人员迅速取放档案。

 

第十章  档案的统计

第三十六条 执行档案的统计工作制度,对档案的接收、移出、销毁、利用等情况进行登记统计。

第三十七条 及时向上级报送档案工作情况统计报表。

 

第十一章  档案的编研和提供利用

第三十八条 档案室应积极开发档案信息资源,做好档案提供利用工作。

第三十九条 根据本公司各时期的中心工作,及时做好档案的提供利用工作,按时编写本公司的大事记,提供给各部门及公司领导参考,并根据利用工作的需要,编制适用的参考资料。

第四十条 健全利用档案登记制度,凡利用档案、复印均应办理利用手续,填写利用登记表,做好利用效果反馈信息的收集。

 

第十二章  档案的接收、移交

第四十一条 本公司各部门将各种门类载体档案移交档案室保管,必须填写档案移交清单一式两份,经双方检查核对,并双方签名,一份档案室存,一份部门自存。

  第四十二条 按国家规定,定期向开发区档案馆移交本公司形成的永久、长期保存的档案,办好移交手续。

  第四十三条 档案管理人员调离时,必须办理档案交接手续。

 

第十三章  附 则

  本办法由综合管理部负责解释,自发布之日起执行。