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业务接待管理办法

作者:
来源:
发布时间:
2018/02/27

一、目的

    规范业务接待工作,明确职责,节约开支,加强管理。

二、适用范围

    适用于集团公司的业务接待活动。

三、适用原则

    (一)利于经营原则。业务接待应服务于公司的中心工作,充分发挥业务接待工作的“窗口”、“载体”和“桥梁”作用,为公司的各项经营活动营造良好的外部氛围,更好地为公司科学发展服务。

    (二)节约从简原则。根据实际情况安排接待,适度从简,厉行节约。

    (三)对口接待原则。根据来宾级别和业务分管领域安排公司对口接待。

    (四)预算管理原则。对业务接待费用实行预算管理,公司年度业务接待费用总额原则上不得超出年初制定的年度费用预算。

    四、职责和分工

    (一)综合管理部是业务接待工作的归口管理部门,负责业务接待工作的管理指导和组织协调等工作。

    (二)各业务部门是对口接待任务的具体实施者,负责各自对口业务范围内的接待工作。

    (三)计划财务部门负责牵头编制业务接待费预算;对各业务部门提交的原始单据进行审核,并办理付款;组织开展业务接待费支出日常财务稽核。

(四)纪检监察审计室负责对业务接待费进行审计监督,并对接待违纪违规问题进行查处。

    五、审批程序

    由业务接待部门填写《业务接待申请表》、《接待用品申请表》,明确接待地点、陪同人数、预计费用等,并按程序逐级报批。

    (一)部门年度预算范围内且单笔金额≤1000元的业务接待,由部门负责人审批。

    (二)部门年度预算范围内1000元<单笔金额≤3000元的业务接待,由分管领导审批。

    (三)部门年度预算范围内单笔金额>3000元的业务接待,由总经理审批。

    (四)部门当年年度预算已使用完毕,但因业务发展需要而必要的业务接待,由总经理审批。

    (五)公司高管的业务接待,由公司总经理负责审批。

    (六)公司董事长、总经理业务接待超过年度预算内的采取交叉审核。

    (七)特殊情况下无法事前申请的业务接待,需按权限进行口头、通讯等形式请示并获得批准,可事后补填申请表。

  六、管理内容与要求

    (一)接待餐饮管理

  1.餐饮标准

  (1)接待用餐应以家常菜为主。

    (2)业务用餐应尽可能安排在公司员工食堂进行。如确因业务活动需要,也可安排在外用餐,但不得在私人会所、高消费餐饮场所。

    (3)业务接待提倡按照规定标准安排自助餐。公司领导用餐标准为上限150元/人餐;其他工作人员用餐标准为上限100元/人餐。

    需安排工作围餐的,围餐标准为上限280元/人餐,并需严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;超过10人的,不得超过接待对象人数的三分之一。

    (4)对因招商引资、商务洽谈等工作需要,单次接待餐饮费用总额超过3000元或围餐标准超过300元/人餐的接待,经办部门事后应对相关接待工作进行情况说明。

  2.餐饮费用管理

    (1)接待餐饮费用原则上一事一报,严禁一次申请分次接待。

    (2)对3000元以上的大额接待费支出原则上应以银行转账或银行卡方式结算,不得以现金方式结算。

    (3)经办人应对发票的真实性负责。

    (4)经办部门填写《业务接待申请表》,并在综合管理部登记编号后,将复印件附发票报计划财务部办理报销手续。

    (4)计划财务部门应严格审核业务接待费是否超出预算,接待活动是否经过审批,相关报销凭据是否真实、完整、有效,报销内容是否与接待活动内容一致。

  (二)接待用品管理

  1.接待用品的实物管理

    (1)接待用品主要指在业务接待活动中所使用的食品、礼品和其他物品等物资。

    (2)接待用品原则上由综合管理部统一负责管理,指定专人负责接待用品的采购和保管,并应对接待用品实行出、入库登记和定期盘点。

    (3)公司接待用品的领用由对口业务接待部门提出申请,报分管领导审批后办理。对于单次领用物品价值超过3000元以上的,经办部门应对相关物品使用情况进行说明。

    (4)因实际接待业务需要,对口业务接待部门在报经分管领导批准后也可自行购置零用接待用品,但应办理相关验收手续。

  2.接待用品费用管理

    (1)接待用品采购经办人应对发票的真实性负责。

经办部门填写《业务接待申请表》,并在综合管理部登记编号后,将复印件附发票报计划财务部办理报销手续。

《接待用品申请表》

    (2)计划财务部门应严格审核接待用品费是否超出预算,接待活动是否经过审批,相关报销凭据是否真实、完整、有效,报销内容是否与接待活动内容一致。

  七、本办法由综合管理部负责解释,自印发之日起执行。

 

  附件1.业务接待申请表

    2.接待用品申请表