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公司印章管理制度

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来源:
发布时间:
2018/02/27

一、制定目的

公司印章是企业行使权利和承担责任的象征。为了保证公司印章的合法性、严肃性、权威性,维护企业形象和合法权益,杜绝违法违规行为的发生,规范公司印章的刻制、保管、使用,以及停用和作废,实现印章规范化管理,特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司各类印章。

三、印章管理与使用细则

(一)印章种类

公司印章分为公司公章、合同专用章、董事会专用章、财务专用章、发票专用章、法人印和公司各部门、机构印章等。

1.公司公章:公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后,在所在地公安部门备案,对外具有法定效力的公司正式印章。

2.公司业务专用章:代表和行使某项专业内容和权力的印章,包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。

3.法人印:是指公司法定代表人印章。

4.公司各部门、机构印章。

5.上述印章的钢印和电子印章。

(二)印章的使用范围
    公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。

1.公司公章:以公司名义对外签发的文件、函件时使用;与相关单位联合签发的文件;由公司出具的证明及有关材料;公司对外提供的财务报告;公司章程、协议;劳动合同,聘用协议;担保书、承诺书等重要法律文件。

2.合同专用章:公司对外签订合同时使用,包括对外投资、合资、合作协议;各类商事合同等。

3.董事会专用章:形成和对外出具董事会决议时专用。
    4.
法人印:主要用于银行预留印鉴,在现金收讫和付讫,转帐结算时使用。需加盖法人印的合同、高级管理人员人事任免文件。

5.财务专用章:用于财务支出和收入证明的签章,主要用于收款收据、银行票据等相关业务。

6.发票专用章:主要用于购买发票及开具发票使用。

(三)印章刻制

1.公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出,并根据需求填写《印章刻制申请表》(附件表1),将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请上报到综合管理部,经董事长审核批准后,方可进行印章的刻制。

2.印章样式应根据国家有关规定制作。刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续,严禁在非法定机构刻制印章。

3.未经公司董事长批准,任何部门和个人不得擅自刻制公司、本部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为,公司将追究其法律责任,由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。

(四)印章启用

印章刻制完成后,综合管理部应指定专人领回并交该部门领导。填写《印章启用登记表》(附件表2),登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在办公室印章存档册中存档,备查。

(五)印章保管

1.公司印章严格执行“专人管理、审批用印”的原则。董事会专用章由党委办公室负责保管;公司公章、合同专用章由董事长授权综合管理部负责保管;财务专用章由计划财务部负责保管;法人印、发票专用章由财务部出纳保管。财务专用章、法人印等重要印章,必须严格实行两人以上分开管理。各部门负责保管的公章由部门负责人指定专人进行保管,并将管理员名单报综合管理部备案。

2.保管印章的地方要牢固加锁,印章使用后要及时收存锁好。公司所有印章应入柜加锁,妥善保管,随用随取,用毕立即存于原处,不得随意放置。若因保管不善或使用不当造成失误,当事人应承担相应责任。节假日应封存印章,严防不测。一旦发现丢失及异常情况,应妥善保护现场,及时报告有关领导,查明情况,及时处理。

3.印章保管人如有岗位变动或调离公司时,须交清所保管的印章和《用印登记簿》,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行,并填写《印章移交申请表》(附件表3),由双方当事人及监督人签字。

4.印章管理员须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时,应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管,以保证工作需要。

5.印章管理员对所保管的印章,应经常检查,及时清洗,细心保护。

(六)印章使用

1.公司对外发文、以公司名义出具的函件、公司重要文件、对外签订所有合同等使用公司公章时必须报经董事长或总经理批准后方可用印;公司内部使用的文件,由总经理批准后用印。

2.由使用人填写《用印审批表》(附件表4),按照公司授权报相关领导审批后,方可用印。

3.所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章,对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。

4.任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证明。

5.对已盖印章的文件内容更改时,印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后,重新办理加盖印章手续。

6.印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符,不得有涂改部分;对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,字迹端正,图形清晰。

7.印章保管人只有印章加盖权,没有审批权。

8.印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况,相关授权领导无法签字,需在电话、短信、微信等通知授权领导认可的情况下盖章,并督促使用人事后补齐签字。

9.审批手续不符合规定时,印章保管人用印的,印章保管人承担一切责任;手续齐全,出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。

10.各印章保管人员应建立《用印登记簿》(附件表5),详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等内容,并定期归档。

11.印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份(财务报表除外),并连同《用印审批表》一并归档,以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。  

12.公司印章原则上不得带出公司,因特殊情况确需带章外出不得超过一天,须填写《印章外出使用申请表》(附件表6),经授权领导批准后,由两人以上共同携带使用,用后即时交回。借用人只可将印章用于申请事由,使用完毕后应立即交回。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。

13.因用章不慎造成损失,公司将追究有关人员的责任,直至法律责任。

14.私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信时,由办公室严格审批,符合要求后办理并执行登记制度。

15.对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经分管领导审批后,方可盖章。

(七)印章停用

因需要更换新印章,在新印章启用同时,由综合管理部对原有印章进行销毁处理。

四、本制度由综合管理部负责解释,自发布之日起执行。

 

1.印章刻制申请表

    2.印章启用登记表

    3.印章移交申请表

    4.用印审批表

    5.用印登记簿

    6.印章外出使用申请表