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公文处理管理制度

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来源:
发布时间:
2018/02/27

为实现集团公司公文管理工作的规范化、标准化、精细化,保证公文处理工作安全有序,提高公文处理办事效率,结合公司实际,特制订本制度。

 

第一章  总 则

  第一条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作,公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    第二条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条 公司各部门应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设。

 

第二章  公文拟制

  第四条 公文拟制包括公文的起草、审核、会签、签发等程序。

  (一)起草。以公司名义发文的,经办人起草文稿后在广州开发区黄埔区协同办公平台系统上的“发文文件-交投拟文”进行登记,并写明拟办意见后呈部门领导审阅和签注意见。

  (二)审核。经部门领导审阅的文稿由经办人送综合管理部发文岗(以下简称发文岗)进行审核,审核的重点是行文理由是否充分、行文依据是否准确、涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见、文种是否正确、格式是否规范等。

  (三)会签。拟发文涉及公司其他部门职能的,由经办部门负责人审核后由经办人发送至相关部门进行会签;涉及法律法规问题的,需送公司律师出具法律意见书。经办人需梳理会签意见,汇总会签意见后继续呈批手续。

  (四)签发。经综合管理部审核及会签后的文稿,由文秘岗负责呈送公司领导审阅,并做好登记和跟踪,经公司领导审阅同意后签发。向区委区政府、开发区管委会的请示、报告等上行文,由公司主要领导签发或委托分管领导签发。

 

第三章  公文办理 

第五条 收文办理

  (一)签收和登记      

    来文由综合管理部文秘岗(以下简称文秘岗)负责签收,并在广州开发区黄埔区协同办公平台系统上对公文的来文单位、来文编号、文件标题等主要信息进行登记。  

  (二)拟办和审核

  来文由综合管理部文秘岗提出意见后,呈综合管理部负责人审核。

  (三)批办和阅签

    经综合管理部负责人审核的收文,由文秘岗呈相关领导签批或阅签。

    (四)承办或传阅   

    公司领导已签批的公文,由文秘岗分送有关部门承办,对需两个以上部门共同承办的,由牵头部门负责跟踪和落实,确保按时办结。   

    公司领导已阅签的公文,由文秘岗根据领导批示意见分送有关部门传阅。

    (五)催办和督办

  文秘岗负责公司公文办理情况的督促、协调,并做好催办和督办记录,作为追究超时办理的依据。

  第六条 发文办理

  (一)发文字号

    公司发文字号如下:广州开发区交通投资集团有限公司发文字号为“穗开交投”;

    向上级机关请示或报告有关事项的上行文,在发文字号后加“报”字;向非隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,在发文字号后加“函”字;其他特殊性质的公文,可由拟文的部门确定文号类别。各类行文原则上使用广州开发区交通投资集团有限公司文件行文。

(二)发文办理包括复核、登记、校对、印制和核发等程序。

  1.复核。已经公司领导签发的公文,印发前由综合管理部对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,报签发的公司领导复审。

  2.校对。由经办人对文稿进行校对,确保领导修改意见充分采纳,文件格式、语句、标点等无误后,交综合管理部进行登记。   

  3.登记。对复核、校对后的公文,由综合管理部负责人确定发文字号、分送范围和印制份数,并详细记载。

  4.印制、用印。经复核、校对、登记的文稿,由发文岗统一进行印制、用印。

  5.装订、分发。印制后的公文由综合管理部发文岗进行装订和分发,并进行分发登记。报送区委区政府、开发区管委会的公文,由发文岗按相关规定扫描并发送到国资局电子政务办公室系统,由国资局审核后代报。

  第七条 公文归档

  收文和发文办结后应当根据有关档案法律法规,及时收集齐全、整理归档。业务文件由各业务部门存档,定期移交档案室归档;综合类文件由公司文秘岗、发文岗定期移交档案室归档。

 

第一章  附 则

  本制度由综合管理部负责解释,自发布之日起执行。