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合同管理办法

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发布时间:
2018/02/27

第一章 合同管理总则

一、目的和依据 

为加强公司的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护公司合法权益,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》,结合公司的实际情况,制定本制度。 

二、适用范围 

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等,包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。 

三、签订书面合同范围 

除即时交割银货两清的简单小额经济事务外,应当采用书面合同形式。 

四、合同管理原则 

合同管理必须遵循依法办事,预防为主,层层把关,跟踪监督,及时调处,维护公司合法权益的原则。 

签订、履行、变更、解除合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。 

五、保守商业秘密 

管理、参与合同工作的一切有关人员,应当为公司保守商业秘密。 

 

第二章 合同运作程序

  一、申请。以公司名义对外进行经济事务应当由业务部门提出申请,应写明合同项目目的,项目内容及要求,项目意向及资金预算,报请分管领导审批。 

  二、起草。申请批准后,由业务部门对本部门的业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。 

  三、审核。合同文本起草拟定好后及时报送综合管理部(法律事务部)审核,由综合管理部对送审合同文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的,给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的,提出书面审核意见,业务部门按审核意见修订合同文本。 

  四、签订。经综合部审核办理审批手续后,按下列规定签署,由综合部负责加盖公司合同专用章或公章。 

  董事长签署的合同范围:

1.人事合同;

2.100万元以上(含100万元)的工程、咨询、采购、

租赁合同;

3.涉及公司合并、分立、投资、借款、担保、资产处

置、产权和资产置换划转、对外捐赠等重大合同。

总经理签署的合同范围:

1.各类战略合作协议、框架协议;

2.100万元以下10万元以上的(含10万元)工程、

咨询、采购、租赁合同。

副总经理签署的合同范围:

本人分管业务范围内的10万元以下的工程、咨询、采购、租赁合同。

五、履行。由业务部门具体负责其承办合同的履行。合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行,不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。 

六、监督。由综合管理部、计划财务部等职能部门和其他相关单位、部门按照公司有关规定负责监督合同的履行。 

七、归档。合同履行完毕,由业务部门按本制度规定做好合同文本及相关材料的归档工作。 

 

第三章 合同管理职责

一、公司合同管理部门综合管理部的职责

(一)认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例,依法保护本公司的合法权益。 

(二)综合部全面负责公司的合同管理,负责制定、修订本公司合同管理制度,负责组织实施公司合同管理监督的工作。 

  (三)审查合同,对送审合同文本进行合法性审查,防止不完善或不合法的合同出现。 

  (四)协助各部门处理合同纠纷。

  (五)做好合同统计、归档、保管工作。

  (六)负责本制度的监督执行。

二、合同承办部门的主要职责

  (一)依法签订、履行、变更、解除本部门的合同,并负责本部门的合同管理。 

  (二)严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力,并保存相关资料。 

  (三)业务部门应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订合同条款或合同文本,并对合同实质性条款中业务内容的合法性、真实性、准确性负责,防止不完善或不合法的合同出现,确保合同规范和正确。 

  (四)业务部门应统筹安排合同拟签时间,按规定给综合管理部留出合同审核时间,以保证审核质量,防止出现问题合同。 

  (五)合同签订后,应当及时将一份合同文本原件分别送交综合管理部和财务部门存档备案。 

  (六)业务部门对所签合同,认真负责执行,并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中,加强与其它各有关部门联系,保存履行过程中的有关资料并做好履约记录,发生问题及时向综合部通报。 

  (七)业务部门的业务合同承办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,业务部门应把其与合同有关的资料及空白合同、名片、委托书等材料收回,由业务部门确认后,人力资源部门方可办理有关手续。 

  (八)负责本部门合同的登记、统计、归档工作。 

(九)依法处理本部门的合同纠纷,配合综合部做好合同管理工作。

  三、计划财务部的主要职责

  (一)加强与有关业务部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付情况。

  (二)做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。 

  (三)配合综合管理部做好合同管理工作,协助综合管理部处理合同纠纷。

  四、监督履行部门职责

  (一)公司合同监督履行的部门主要由党委办、计划财务部、综合管理部等职能部门和其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要求负责监督合同的履行。 

  (二)在合同履行的过程中,合同监督履行部门应及时对合同履行跟踪监督,发现问题及时要求合同承办部门纠正,切实履行监督职能,维护公司利益。 

  (三)在履行合同过程中发现重大问题应及时通报综合管理部,并向公司领导汇报。积极采取补救措施,避免公司经济损失。 

  (四)做好并保存监督工作记录、履约记录及有关资料存档工作。 

 

第四章 合同审签管理

一、公司对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签订合同。 

二、需要委托代理人订立合同的,应当依照法律规定的条件进行委托,并对委托代理人的活动进行监督。洽谈、签订合同的代理人的授权委托书,必须按合同审签程序经综合管理部对委托事项和具体权限审核备案,报分管领导和董事长、总经理审批后,方可加盖合同专用章或公章。 

三、业务部门将合同文本拟定好后必须送交综合管理部审核,未经审核不得加盖公司合同专用章或公章。 

四、业务部门应合理安排合同送审时间,分清轻重缓急和先后顺序报审合同,不得在本部门积压后集中送审,因此造成审核时间紧张,影响审核质量的,由责任人承担不利后果,公司将按有关制度向责任人追究责任。 

五、所有合同都应按顺序由综合管理部统一编号,若拟用对方当事人格式合同可使用其编号。 

六、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。 

七、订立合同,必须完备合同必要条款。合同必要条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。 

八、有国家标准的按国家标准,没有国家标准的按行业标准,没有国家标准也没有行业标准的,按实现合同目的的约定标准。有样品的应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别交由各部门主管负责保管。 

九、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。 

对方当事人提供的保证人,必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。 

十、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地法院。 

十一、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。

十二、签订合同,应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 

十三、综合管理部应对公司合同管理工作定期组织检查、抽查,对相关业务部门的合同订立程序、合同履行、合同制度执行、有关合同材料归档等工作进行检查,并及时向公司领导反馈检查结果,也可以制作检查《意见书》,送达业务部门整改纠正,业务部门自收到《意见书》之日起7日内将纠正情况书面通报综合管理部。对不能及时纠正的,由综合管理部制作《检查意见书》报请公司分管领导签批意见,提请董事长、总经理决定。 

十四、检查合同管理工作发现业务部门存在的普遍性问题,由综合管理部制作《建议书》,报请公司领导批准,修改相关合同制度。

 

第五章 合同审签程序

一、签订合同前,业务部门的合同承办人员或公司指定的其他谈判人员应对对方当事人的有关情况进行审查,复印对方当事人的法人营业执照、身份证明及专业资格证书与授权委托书等,并做好留存保管工作。 

二、签订合同前业务部门的合同承办人员必须严格审查对方当事人的主体资格。 

(一)对法人必须审查原件并保留盖有公司法人公章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件。 

(二)对非法人经济组织,应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位,除审查其经营范围外,还应同时审查其所从属的法人主体资格。 

(三)对外方当事人的资格审查,应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。 

三、签订合同前,业务部门的合同承办人员必须审查对方当事人的代理人的代理身份和代理资格。 

(一)代理人职务资格证明及个人身份证; 

(二)被代理人签发的授权委托书; 

(三)代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

四、签订合同前,业务部门的合同承办人员必须认真审查对方当事人的履约能力。 

五、签订合同前,业务部门的合同承办人员应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料,必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察,以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。 

六、签订合同前,由业务部门的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款,合同文本起草定稿后,及时报送综合管理部审查,由综合管理部进行合法性审查后由相关部门联签由合同承办人员报送分管领导和董事长审批,然后由合同专用章和公章保管人员加盖合同专用章或公章并统一编好合同编号,并做好登记存档工作。 

七、合同文本原件应不少于五份。合同承办人应将签订后的合同文本原件及时送交综合管理部和财务部(作为财务部门收付款物的依据)各一份备案。 

八、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料,但可归入合同档案保存,以备考查。 

(一)名片;

(二)厂家介绍、产品介绍等资料;

(三)各类广告、宣传资料;

(四)各类电话等通讯工具号码;

(五)对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料;

 

第六章 合同审核规定

一、公司综合管理部负责公司经济合同的法律审核。合同法律审核坚持依法、及时、准确的审核原则。 

二、审核内容。合同审核部门对下列合同事项依法进行审核: 

(一)合同形式。合同形式应采用法律、行政法规规定或当事人约定的形式。国家规定采用标准合同文本的,应采用标准合同文本。 

(二)合同实质性条款。合同的实质性条款由合同当事人双方约定。根据《中华人民共和国合同法》规定,合同实质性条款包括以下内容: 

  1.当事人的名称或者姓名和住所;

  2.标的;

  3.数量;

  4.质量; 

  5.价款或者报酬; 

  6.履行期限、地点和方式; 

  7.违约责任;

  8.解决争议的方法。 

(三)合同效力。签订合同应主体适格,意思真实,目的合法,不损害社会公共利益,不违反法律、行政法规的强制性规定。同时,合同中不得含有无效条款。 

三、业务部门应严格按照合同法规定的合同实质性条款拟定合同,并对合同实质性条款内容的合法性、真实性、准确性负责。

四、业务部门对经审核的合同有实质性条款变动的,应将合同送交合同审核部门再审。 

五、审核程序。合同的受理,业务部门应及时将拟签合同送交合同审核部门进行审核。送交拟签合同文本时,应附送下列材料: 

(一)合同项目申请审批意见; 

(二)财务部门关于采购和维修项目资金预算审批意见; 

(三)对方当事人授权代理人签订合同的,附授权委托书及代理人职务资格证明和个人身份证复印件; 

(四)对方当事人的主体资格证明资料;(自然人附身份证复印件)

(五)签订借贷合同的,附担保物的有关说明;

(六)签订担保合同的,附主合同原件或复印件及有关情况说明;

(七)欲变更、终止、解除合同的,附原合同文本及书面变更、终止、解除合同的说明材料; 

(八)其他相关材料。 

附送有关材料不全的,合同审核部门应要求业务部门及时补全。提交材料不符合要求的,合同审核部门有权退回。合同审核部门应对送审的合同进行登记,送审人和受理人应在送审合同登记表上签字。 

六、合同审核步骤。合同审核部门应确定专人负责审核工作,合同审核承办人员应当审阅合同文本及相关材料,对合同形式和内容的合法性进行审查,并制作审查合同笔录,应提出审核初步意见,经本部门负责人复核后,合同的形式和内容符合法律法规规定和公司合同制度的,合同承办部门报送分管领导和总经理审批。

七、审核意见反馈。合同的形式和内容及有关事项不符合法律法规规定和公司合同制度的,由合同审核承办人员提出审核意见并制作《合同审核意见书》,经本部门负责人复核后,送达业务部门进行纠正,并将送审合同文本原件及相关材料退回业务部门。审核意见正确的,业务部门应当纠正。纠正后应当及时报送合同审核部门复核。 

八、审核意见审批。业务部门对审核意见有异议的,应当与合同审核部门充分沟通协商,力求达成一致意见,不能取得一致意见的,报请分管领导、公司领导签批。

九、审核重大经济合同应召开合同审核部门专题会议,实行集体审核制度。 

十、审核期限。业务部门应及时将拟定合同送交合同审核部门进行审核,统筹安排拟定、审核、签订时间,不得耽误审核时间。为保证审核质量,防止问题合同出现,应给审核部门充足的审核时间。合同审核部门应在受理合同之日起三个工作日内完成对送审合同的法律审核。对于重大复杂的合同可延长至五个工作日。应急合同不得少于一个工作日。 

十一、应急合同应当由公司分管领导直接安排合同审核部门审核,合同审核部门应当在一个工作日内完成审核或提出审核意见。  

十二、合同签订后,业务部门应当及时将一份合同文本原件分别送交合同审核部门存档备案和财务部门作为收付款物的依据。 

十三、档案管理。合同审核部门应明确专人负责送审合同的接收、登记备案,并将送审合同及相关材料、审核意见的复制文本予以归档。 

十四、合同及档案管理实行分类编号管理,按照合同名称分类归档,并按照审核顺序制定编号,做到管理规范。 

 

第七章 合同履行、变更和解除

  一、合同履约管理

(一)董事长、总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。 

(二)合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行,不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。先签订,后履行,能使双方当事人在履行合同的过程中,按照双方权利义务和约定履行合同及承担责任,避免法律风险。特殊情况应经综合管理部审核备案,报请董事长、总经理批准。

(三)在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

(四)合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。

(五)凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。 

  对我方当事人的履约情况,除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。 

  我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时,应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时,必须使用挂号信函,并保存邮局收据、回执备案。 

二、合同的变更和解除 

(一)对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

(二)我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。

(三)发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向综合管理部报告。

(四)我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。 

 

第八章  合同纠纷处理

一、合同纠纷管理

(一)为解决合同纠纷所采取的各项措施,必须在法定的诉讼时效和期间内进行。 

(二)发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告,同时通报综合管理部,并及时向公司领导汇报,必要时向公安机关报案。 

(三)合同承办部门、人员应配合好公司综合管理部参加仲裁或诉讼。 

(四)合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。 

二、合同纠纷处理程序

(一)发生合同纠纷,合同承办部门负责人应立即报告分管领导,并通报综合管理部。业务部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。 

(二)合同双方在合同履行过程中发生纠纷时,应首先按照实事求是的原则平等协商解决。 

(三)合同双方在一定期限内(一般为一个月),无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的,经办人员应及时书面报告分管领导和总经理、董事长,并拟定处理意见报董事长决定。 

(四)在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全。 

(五)合同纠纷发生后,应当依法采取一切措施,积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下,应当向法院申请保全证据。 

(六)向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收执。 

第九章 合同资料管理

  一、档案资料内容 

  下列资料可以作为合同档案: 

(一)谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;

(二)对方营业执照(复印件)、税务登记证(复印件)、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证(复印件)以及其他有关文件; 

(三)对方当事人履约能力证明资料复印件;

(四)对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;

(五)我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;

(六)对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件; 

(七)双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料; 

(八)登记、见证、鉴证、公证等文书资料;

(九)合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;

(十)标的验收记录;

(十一)交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。 

  二、合同资料归档、统计与管理 

(一)公司所有合同都必须统一编号,由综合管理部妥善保管。 

(二)合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内,应将合同档案资料移交综合管理部。 

(三)综合管理部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理,由综合管理部负责人确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。 

 

第十章  附 则

  本制度由综合管理部负责解释,自发布之日起执行。