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人事档案管理制度

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来源:
发布时间:
2018/02/27

第一条 为加强员工劳动人事档案管理,有效保护和利用档案资源,更好地为公司考察了解员工提供服务,制定本制度。

第二条 人事档案的形成员工劳动人事档案(以下简称人事档案)是公司在招聘、调动、调配、培训、考核、奖惩、选拔和聘用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察员工的重要依据。

第三条 人事档案的内容和分类

  一类 履历材料;

  二类 自我总结材料;

  三类 鉴定、考核、考察材料;

  四类 学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);

  五类 政审材料;

  六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;

  七类 奖励材料;

  八类 处分材料;

  九类 招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、福利待遇、出国、退休、退职及各种代表会代表等材料;

  十类 其他可供组织上参考的材料。

第四条 人事档案的收集、保管和销毁

(一)收集内容

1.各种履历表、简历表、登记表、自我总结、鉴定、考核、考绩、任免、调动、劳动合同、聘用、离职、退职、退休等材料;

2.参加中国共产党、民主党派的材料,党内评议、奖惩材料等;

3.档案工资的调整、变动、转正定级、升级及劳动保险福利待遇方面的材料;

4.评定岗位技能、职称的考绩、审批材料及学历、学绩、培训成绩等方面的材料;

5.违纪违法的处分材料、个人检查材料、以及撤销处分等复查材料;

6.出国(境)方面的归档材料;

7.评先等方面的归档材料;

8.其他材料。

(二)人力资源部负责对收集提供的材料进行鉴定,保证材料真实、文字清楚、手续齐备。若材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。

(三)人事档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红笔墨水,不能用复写或复印件归档。

(四)按规定需要销毁档案材料时,必须经公司分管人事档案工作的领导批准方可进行。

第五条 人事档案的查阅和借用

(一)查阅、借用的范围

公司系统内外的单位或人员,凡因聘用、调动、出国、入党、入团、政治审查、福利待遇、退休、纪律检查、组织处理、复查、甄别、治丧等需要查阅、借用员工人事档案的,须经人力资源部审核,报分管人事档案工作领导批准后方可进行。

(二)查阅、借用的要求

1.利用人事档案的理由必须符合查阅、借用范围的有关规定;利用人事档案者必须具有中共党员身份。

2.公司系统外单位查阅和借用员工人事档案必须持有手续完备的查档介绍信,还应附有调查提纲;调查提纲和信件上未列的查阅内容,一律不予提供。因工作需要须从档案中取证、复制档案中材料的,须经公司分管人事档案工作领导批准后才能办理。

3.查档者不得查阅本人及其亲属的档案;未经公司分管人事档案工作领导批准,不得查阅和借用同级人员的档案;下级不能查阅上级人员的档案。

4.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分或追究法律责任。

第六条 人事档案的转递

(一)招收或调进新员工,由人力资源部负责人到原单位(或人才中心)查阅档案,对欠缺档案材料的应向对方单位及时提出;在办理正式录用或调动手续时,人力资源部负责办理档案的转接手续。

(二)员工调动、辞职、解除劳动合同、辞退、开除等,由人力资源部门在一个月内将其档案转交对方单位(有档案管理权)或户口所在地街道有关主管部门。

(三)对转出的档案材料,不得扣留或分批转出,必须按“员工档案转递通知单”的规定事项登记并密封包装,加盖密封章转出。

第七条 人事档案管理员的职责

(一)负责保管员工人事档案,认真做好人事档案的安全、保密和保护工作。

(二)负责对调进员工的档案进行整理、立卷、编制目录、装订成册并编号归档。

(三)负责办理员工人事档案的查阅、借阅、接收和转出手续(不负责出具员工人事档案的证明材料);对经分管人事档案工作领导批准并办理有关手续后复制的材料,应认真审查,确认无误后方予盖章发出。

  在公司无档案管理权限之前,人事档案管理员主要负责员工录用后的人事档案转入网上申请、呈报、转人才交流服务中心发调档函;在职期间的查阅、借阅、资料补充;离职后的转出手续等。

第八条 本制度自董事长办公会通过之日起执行。

第九条 本制度由公司人力资源部负责解释。